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I viaggi di gruppo sono stati una delle aree dell’hospitality più colpite dalla pandemia.

I grandi eventi sono stati continuamente cancellati o riprogrammati e gli albergatori si sono trovati davanti un contesto nuovo e pieno di avversità.

Secondo un’analisi di Phocuswire, a sette mesi dalla fine dell’anno, il settore presenta un potenziale significativo per superare i livelli pre-pandemia. Ma ciò richiederà adeguamenti da parte degli albergatori per sfruttare al meglio la crescente domanda poiché gli eventi di oggi appaiono mutati dalle norme pre-pandemia.

Per sostenere gli hotel manager in questo processo, Amadeus ha combinato le informazioni di esperti del settore con i dati di business intelligence, identificando i fattori chiave alla base dei nuovi viaggi business di gruppo. Scopriamo insieme quali cinque trend principali sono emersi nel mercato US.

1. Modifica del comportamento di viaggio di gruppo

Secondo i dati elaborati da Amadeus, quest’anno gli hotel in destinazioni inaspettate stanno registrando un aumento delle prenotazioni di viaggi di gruppo. Mentre alcune città degli Stati Uniti come Orlando e New Orleans rimangono località popolari, l’Alabama è insolitamente tra i primi 20 mercati per il 2022. Un dato interessante, soprattutto confrontato con una città dinamica come San Francisco, che sta registrando un’occupazione inferiore rispetto al pre-pandemia.

I gruppi che viaggiano non solo cercano nuovi mercati, ma lo fanno con meno persone. Nel 2022, i dati di Amadeus mostrano che il 63% degli eventi riguardava gruppi di 50 persone o meno, rispetto al 58% del 2019.

2. I team snelli devono fare di più con meno

La carenza di personale non è una novità nell’ospitalità, ma quando si tratta di vendite, le cose si complicano. I team sales devono ristrutturarsi per gestire un volume maggiore di affari minori, con meno commissioni e uno staff ridotto.

Anche i team operativi avvertono il problema quando si tratta di gestire l’esperienza dei gruppi all’interno della struttura. Con un organico ridotto, c’è un limite al numero di gruppi che un hotel può servire con lo staff operativo disponibile. L’adozione di tecnologie atte a risolvere i disagi creati dal Covid, semplificando e automatizzando le attività quotidiane, può mettere gli hotel in una posizione vincente nei confronti dell’attuale ecosistema del travel.

3. Meeting ibridi e in presenza resteranno

I meeting e gli eventi ibridi sono ormai una parte consolidata dei viaggi business grazie ai significativi progressi tecnologici a supporto del lavoro da remoto. Ma questo trend ha aumentato il carico di impegno per gli hotel in un momento in cui le risorse umane sono scarse, quindi è necessario assicurarsi di poter garantire efficacemente gli elementi tecnici legati all’evento. Può essere utile assumere un fornitore di terze parti per sollevare il personale interno dall’onere tecnico e amministrativo, poiché le aspettative da parte degli ospiti rimangono elevate.

Gli eventi ibridi contribuiscono in modo determinante alla tendenza verso gruppi più piccoli, ma rafforzano la necessità per gli hotel di offrire un’eccezionale esperienza di meeting nella struttura. È importante che sia i partecipanti che le aziende sentano il vantaggio di recarsi a un evento e incontrarsi di persona, perché oggi ci sono molte opzioni praticabili per rimanere a casa. L’esperienza in hotel è una parte vitale del pacchetto ibrido e il feedback dei partecipanti sarà fondamentale per intercettare le prenotazioni di ritorno.

4. Relazioni chiave con gli organizzatori dei meeting

I dati di Amadeus mostrano che le richieste di offerta degli organizzatori di meeting sono aumentate del 51% nel 2021 rispetto al 2020. Con il ritorno dei viaggi di gruppo, si farà avanti anche la concorrenza, rendendo più importante la velocità di risposta alle richieste di offerta. Gli albergatori hanno bisogno di soluzioni integrate che li aiutino a rispondere in modo rapido, accurato e redditizio.

Tuttavia, la tecnologia è solo un pezzo del puzzle. Affinché i negoziati rimangono competitivi, il mantenimento delle relazioni con gli organizzatori sarà fondamentale. I meeting planner si trovano in una posizione di forza quando si tratta di termini e condizioni da richiedere ai potenziali clienti dell’hotel e apprezzano la flessibilità in termini di food and beverage e/o tempistiche del progetto. Questa è un’altra area in cui i dati di mercato in tempo reale possono aiutare gli albergatori a prendere la decisione giusta e capire fino a che punto è ragionevole spingersi.

5. Partnership innovative per un nuovo potenziale

Nuove alleanze tra hotel e aziende stanno aiutando ad ampliare la portata e garantire le prenotazioni mentre le organizzazioni globali continuano a innovare il modo in cui lavorano, inclusi tempi e location dei loro meeting. Questo nuovo paradigma ha creato la domanda di spazi in cui i dipendenti possono incontrarsi, sia in modo informale per interazioni generate dai social, sia in modo più formale per eventi di lavoro. Alcune delle principali catene alberghiere hanno creato pacchetti allettanti per i viaggiatori business che necessitano di uno spazio per lavorare durante il giorno, oltre a un luogo per l’intrattenimento serale con clienti e colleghi.

Un altro modo per gli albergatori di aumentare i flussi di entrate potrebbe essere negoziare partnership con proprietà simili nello stesso mercato o nelle regioni vicine, offrendo agli ospiti l’accesso a servizi o spazi per funzioni in entrambe le strutture con potenziali opportunità di upselling.

Mentre il quadro per il 2022 continua ad evolversi, i dati di Amadeus mostrano notevoli motivi di ottimismo per il ritorno del business alberghiero di gruppo negli Stati Uniti. Tuttavia, i trend appena illustrati fanno luce sulla necessità di adottare una nuova prospettiva su come pianificare, proporre e mettere in atto i viaggi di gruppo da ora in poi.