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Niels Schroeder: Il metodo tradizionale di guardare al passato per prevedere il futuro non è più sufficiente. In tempi di globalizzazione, alcune condizioni economiche cambiano radicalmente in modo così rapido che difficilmente aiuta guardare solo periodi storici e vecchie soluzioni collaudate.

La gestione proattiva dell’albergo richiede una previsione dettagliata dei ricavi e dello sviluppo dei costi più che mai. La pianificazione orientata al futuro costituisce la base per il miglioramento dei ricavi e l’ottimizzazione dei costi.

La compilazione di un budget operativo per ogni reparto aziendale è un’operazione centrale e fondamentale per una gestione avanzata. Tuttavia, in particolare, le condizioni in rapido mutamento richiedono correzioni a breve termine. Non è sufficiente elaborare un bilancio annuale.

Le previsioni regolari e un confronto mensile con le cifre reali sono strumenti altrettanto importanti se si desidera gestire l’hotel in modo proattivo. In questo modo diventa chiaro se le vostre azioni hanno avuto successo, sapere dove ci sono più opportunità e identificare i rischi che si nascondono nelle operazioni quotidiane.

Niels Schroeder: Una delle sfide più grandi che gli albergatori si trovano a fronteggiare oggi è come affrontare il business in continua evoluzione.

Il controllo dei costi e la pianificazione dello sviluppo dei costi futuri sono essenziali per la gestione proattiva. In combinazione con una corretta attività di revenue management, gli albergatori sono in grado di ottimizzare il profitto delle loro proprietà, o del loro portafoglio alberghiero.

Ignorare questi strumenti potrebbe condurre ad uno stile di gestione reattivo, dove l’hotelier può essere sorpreso o addirittura sopraffatto dagli sviluppi del mercato in rapida evoluzione.

Niels Schroeder: La maggior parte dei costi dell’industria alberghiera dipende direttamente o indirettamente dalle revenue. Le previsioni regolari ti consentono di agire prima che si verifichino problemi. Ciò vale soprattutto per i costi del personale. Se si prevede un periodo con bassa crescita delle revenue, le misure dovranno essere prese in tempo utile. Gli adeguamenti nella pianificazione del lavoro e delle vacanze del personale, nonché la revisione di eventuali assunzioni o licenziamenti, sono strumenti collaudati nel settore dei costi del personale.

Modificare la pianificazione degli investimenti è un’altra componente dell’ottimizzazione dei costi. La decisione di effettuare o rimandare gli investimenti diventa spesso evidente quando vengono impiegate previsioni regolari.

Un ulteriore passo è la pianificazione attiva del flusso di cassa, basata sulla previsione delle revenue e dei costi. Se si pianificano in anticipo i ricavi e le spese, nonché eventuali colli di bottiglia nella liquidità, possono essere individuate e le contromisure da prendere in anticipo. L’analisi “Flow through” può essere un altro approccio. In altre parole, puoi identificare quale percentuale delle revenue è convertita in profitto e come questo rapporto si svilupperà in futuro.

Niels Schroeder: La compilazione di previsioni regolari, e quindi la pianificazione e l’ottimizzazione del profitto, non dovrebbe essere costosa. Se poi l’importanza di fare previsioni cicliche dei costi sia qualcosa che l’hotel riconosce e attua o meno, è una questione di filosofia di gestione e di auto-percezione dell’albergatore. In questo contesto, i software semplificano enormemente i processi e riducono i tempi di lavoro manuali. Una software di pianificazione e controllo consente di coinvolgere solo i responsabili di reparto o altri stakeholder interessati nel processo.

Questo dà l’opportunità agli albergatori di lasciare più responsabilità nelle mani dei loro professionisti, che a loro volta dovrebbero essere in grado di fornire loro una visione più approfondita delle attività e un monitoraggio costante.

L’effetto si moltiplica quando si considera un portafoglio alberghiero e non solo un singolo hotel. Se i risultati effettivi, le previsioni e i dati di bilancio sono tutti immediatamente disponibili, gli albergatori e i dirigenti possono concentrarsi sull’analisi e la gestione attiva.

Così risparmi e puoi destinare ad altre attività il tempo che di solito dedichi a raccogliere tutti i dati provenienti da diverse fonti, oppure ad inviare a tutti fogli di calcolo di Excel.

Niels Schroeder: Penso che la fedeltà dei nostri clienti, assieme al nostro portafoglio in continua crescita, parli da sola. Ad oggi, circa 3.500 hotel e un totale di 8.000 utenti stanno utilizzando i nostri moduli di pianificazione, controllo e reporting. Il fatto che i nostri clienti usino i nostri prodotti per molti anni e che raramente perdiamo dei clienti, ci incoraggia a continuare a concentrarsi sullo sviluppo costante e la spinta a rilasciare sempre nuove funzionalità e nuovi moduli software.

Una delle nostre ultime storie di successo è un cliente con un grande portafoglio di 15 alberghi. Prima di utilizzare la nostra soluzione, il processo per sviluppare previsioni comportava un lavoro di 30 giorni: ci volevano 15 giorni per avere i risultati effettivi del mese precedente, 10 giorni per la previsione e 5 giorni per il consolidamento. Dopo l’implementazione di Fairmas, i primi dati sono risultati disponibili dopo 5 giorni e la previsione consolidata dopo 10 giorni dalla fine del mese. Oltre al tempo totale risparmiato, la previsione era più accurata poiché le persone coinvolte avevano molto più tempo per analizzare e pianificare. I dirigenti coinvolti erano meno frustrati man mano che il carico di lavoro è stato massicciamente ridotto, e la comunicazione è migliorata, perché tutti avevano a disposizione gli stessi documenti con gli stessi numeri.