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Negli anni 70, quando nei cieli volavano ancora Pan Am, TWA, Swissair e molte altre compagnie oramai scomparse, vennero sviluppati e poi interconnessi i sistemi GDS, delle grandi infrastrutture informatiche dedicate alla gestione della biglietteria aerea e  dei loro pagamenti. Subito dopo vennero introdotte le prenotazioni alberghiere e poi gli autonoleggi e le crociere.

I quattro sistemi (Sabre, Galileo, Worldspan e Amadeus) sono oggi lo strumento di prenotazione in tempo reale per le circa 600.000 agenzie di viaggio IATA nel mondo.

Inoltre, tramite un apposito sistema chiamato Pegasus ODD, i contenuti alberghieri vengono resi disponibili a chiunque li voglia utilizzare nei suoi portali. Expedia, Hotels.com, Travelocity, TravelNow e molte altre OTA incorporano nelle loro pagine alberghi provenienti da questa fonte.

L’andamento delle prenotazioni negli anni mostra un continuo degrado delle prestazioni del GDS. Sempre meno persone vanno in agenzia di viaggio per prenotare un biglietto aereo o un albergo.

La domanda, allora, è spontanea: perché dovrebbe un albergo, in piena era digitale, aprire un canale GDS? Esistono ancora dei vantaggi? La risposta è certamente sì.

Come è già stato detto in un precedente articolo ci sono vari motivi per cui oggi conviene all’hotel appoggiarsi ai GDS. Prima di tutto è un modo veloce per costruire una presenza nelle OTA senza dover sottoscrivere contratti diretti che possono contenere clausole fortemente condizionanti sulla politica commerciale dell’albergo.

Inoltre se non si è nei GDS non si può partecipare ai programmi Consorzia in modo efficace (American Express, ABC Travel, Cisalpina, Carlson Wagonlits, …). Tali raggruppamenti aziendali di agenzie detengono il monopolio dei viaggi di grandissime aziende internazionali (per esempio Microsoft, Boeing, case automobilistiche, …) o di parti dello stato o enti pubblici (Cisalpina serve le Poste Italiane, le FFSS, …).

Infine i costi di accesso sono talmente bassi che sono alla portata di qualunque struttura, anche se spesso viene imposto un numero di camere minimo pari almeno a 10.

Concludendo… se si ha un albergo, soprattutto se non troppo lontano da un aeroporto di 1° o 2° livello, il GDS da una visibilità interessante a basso costo e impegno. Se poi si ha una struttura ricettiva business, i Consortia rappresentano un’opportunità ancora validissima.

Ma come riuscire a sfruttare questo canale?

GDS Tips and Tricks

1 – Scegliere lo switch GDS

Sul mercato esistono un grandissimo numero di aziende che propongono la connettività GDS. Come fare ad orientarsi? I parametri da tenere presente sono i seguenti:

a – Tempo di attivazione: una struttura ricettiva che non è mai apparsa sul GDS è attivabile sui 4 GDS in 3 giorni dalla data in cui si è terminato il caricamento delle informazioni (descrizioni, foto, tariffe, tipologie di camere, disponibilità);

b – Importi fissi iniziali: non è necessario pagare per entrare nel GDS; da valutare, eventualmente, se vale la pena pagare un importo affinché i dati relativi all’albergo vengano caricati da terzi;

c – Commissioni: la struttura delle commissioni GDS è complessa e va analizzata con un conto economico. I casi che si possono presentare possono essere i seguenti:

– Commissione fissa su tutte le prenotazioni andate a buon fine (significa che alla fine del mese arriva un estratto conto con l’elenco delle prenotazioni partite nel mese; tale elenco va corretto in base ai soggiorni effettivi e le provvigioni calcolate in conseguenza); questo è il caso più comune e si attesta intorno al 10%.

– Importo fisso + commissione: normalmente intorno a 5,50 € + 7% delle prenotazioni andate a buon fine; se il valore delle prenotazioni è alto conviene questo schema (dove per alto si intende maggiore di circa 183 €).

Da ricordare che in aggiunta a quanto sopra è poi dovuta una commissione all’agenzia o al portale che ha originato la prenotazione (se si è accettato questo parametro; è possibile anche dichiarare che la struttura non paga commissioni di agenzia). Tale valore è normalmente compreso tra 8% e 10%.

Non ci sono altri parametri da valutare nella scelta di uno switch perché poi, una volta attivata la struttura sui sistemi, le differenze tra uno e l’altro sono realmente minime se non insignificanti per chi gestisce la struttura.

2 – Trasformare i contratti Consorzia da offline a GDS

Se la vostra struttura ha rapporti con Cisalpina, Carlson Wagonlits, American Express ed altri, è utilissimo trasformare i contratti offline in contratti gestiti sul GDS. Per fare questo occorre contattare queste aziende richiedendo l’inserimento della tariffa negoziata sul GDS. Il Consorzia invierà delle istruzioni di caricamento che dovranno essere gestiti dallo switch GDS.

Quale il vantaggio? Entrerete a far parte del primo elenco che viene utilizzato per compiere una prenotazione.  I contratti offline vengono consultati per prenotazione dopo che le strutture ricettive online sono complete, e spesso anche dopo che le strutture ricettive GDS (ma senza contratto Consorzia) raggiungono la saturazione.  Quindi… prenotazioni in più!

3 – Fate sapere al mondo che siete sul GDS

Inserite i vostri codici GDS sul sito internet dell’albergo, nella firma elettronica delle email, sui biglietti da visita, sulle brochure… insomma, su tutto quello che utilizzate per comunicare con il mondo esterno.

Perché? Non potete sapere quanti sono quelli la fuori che usano il GDS per prenotarvi!

4 – Aggiornate prezzi e disponibilità

Aggiornando con costanza e regolarità la vostra disponibilità e tariffe (almeno una volta a settimana) farete sapere che state seguendo i sistemi vigenti e che tutte le informazioni sono valide.

Guest Post di: Paolo Bartolozzi, CEO di HotelGOGO, agenzia e CRS online per hotel indipendenti.